CEO van startup die 100 uur per week werkt, bracht dat terug tot 35 uur

Ik was vol vertrouwen toen ik met mijn tweede bedrijf startte. Mijn eerste bedrijf ben ik begonnen vanuit mijn slaapkamer. Ik was toen 17 jaar. Ik verkocht domeinnamen en had een hostingbedrijf. Deze business heb ik verkocht voor ruim 3 miljoen euro toen ik 24 jaar oud was.

Toen ik begon met mijn tweede startup, Time Etc – een bedrijf dat virtuele hulpdiensten aanbiedt – dacht ik dat snel groeien geen probleem zou zijn.

Maar ik had het mis. We worstelden om klanten te vinden, werknemers vertrokken en we leden elke maand verlies. Ik begon mijn passie en enthousiasme te verliezen en ik was bang om te falen.

Mijn eerste reactie was méér werken om het probleem op te lossen. Ik dacht dat alles wel op zijn plaats zou vallen, als ik meer zou werken. Dat wordt immers altijd gezegd: als je hard werkt, word je succesvol.

Daar zat ik, om 3 uur 's ochtends op een zondag aan mijn bureau, wanhopig om mijn to-do-lijst van maandag af te werken in een poging om vooruit te komen. Op een gegeven moment werkte ik 100 uur per week en het voelde elke dag alsof ik een burn-out had.

Ik was vaak geïrriteerd en hield afstand tot mijn gezin. Ik maakte geen tijd om vrienden te zien. Vier jaar lang groeide mijn bedrijf bijna niet.

Toen kreeg ik een openbaring die werd getriggerd door het overlijden van mijn moeder in 2011. Te midden van mijn verdriet en pijn, begon ik mijn leven opnieuw te evalueren.

Het werd me duidelijk dat de manier waarop ik mijn bedrijf liet groeien, niet werkte en ik iets moest veranderen. Dus wierp ik me op het bestuderen van de gewoonten van zeer succesvolle mensen en leerde ik meer over de psychologie van productiviteit.

Ik heb geleerd dat 's werelds meest succesvolle mensen zich niet tot laat aan hun bureau vastketenen. Ze werken slimmer, hebben een strikt schema, ze kunnen goed delegeren en weten veel over zichzelf. Dat helpt ze om te begrijpen wanneer ze het meest en het minst productief zijn en het werk rondom die tijden te plannen, rond hun productieve hoogte- en laagtepunten.

Wat ik heb ontdekt, heeft mij aangespoord om de manier waarop ik werkte volledig te veranderen en een strikte 35-urige werkweek in te voeren. Nu ben ik gelukkiger en gezonder, ik breng veel tijd door met mijn drie kleine kinderen en mijn bedrijf bloeit.

In het eerste jaar nadat ik mijn werkrooster heb aangepast is onze omzet gegroeid en we zijn onze diensten gaan aanbieden op een tweede continent. Daarna is de omzet van het bedrijf gegroeid van minder dan 1 miljoen euro tot een omzet van meer dan 10 miljoen.

Als ik vertel hoe weinig uren ik eigenlijk werk, geloven mensen dat vaak niet. Daarmee ben ik een vreemde eend in de bijt onder ondernemers, aangezien bijna de helft (49 procent) weken van meer dan 50 uur draait.

Maar de overtuiging dat veel werken tot meer succes leidt, is een misvatting, eentje die ik "The Hard Work Myth" heb genoemd in mijn boek over dit onderwerp.

De combinatie van veel minder gaan werken, maar meer bereiken is niet makkelijk; het vergt veel zelfdiscipline. Maar er zijn veranderingen die je nog vandaag kunt doorvoeren om op het juiste pad te komen.

1. Leren prioriteiten stellen

Om je werkuren drastisch te reduceren, moet je heel selectief wezen over wat je op de je to-do-lijst zet. De vraag die ik mezelf stel is deze: zal het voltooien van deze taak mijn bedrijf vooruit helpen? Ik committeer me alleen maar als het antwoord op deze vraag een 'ja' is.

Ik gebruik ook de Eisenhower Matrix om mij te helpen beslissen welke taken ik op me neem, welke ik delegeer, welke ik eerst doe en waar ik tijd kan besparen. Je moet alles wat op je to-do-lijst staat tekenen binnen vier vierkanten met de volgende markeringen:

1. Urgent
2. Belangrijk
3. Heeft geen haast
4. Niet belangrijk

Alles wat urgent en belangrijk is, geef ik prioriteit.

2. Delegeren is een vaardigheid

Veel ondernemers vinden het lastig om te delegeren (control freaks!), maar dit is één van de meest cruciale dingen, als je minder uren wilt gaan werken.

Je kunt beginnen door tijdrovende taken of taken die je vaak moet herhalen te identificeren. Denk bijvoorbeeld aan het boeken van reizen, facturen sturen, onbetaalde rekeningen opsporen, posten op sociale media en het inplannen van bijeenkomsten.

Sommige van deze taken kunnen geautomatiseerd worden met software, terwijl andere beter door een echt persoon gedaan kunnen worden, wellicht een management assistent of een virtuele assistent, maar niet door jou. Onthoud: je doet alleen taken die op een directe manier je bedrijf helpen groeien.

Taken delegeren aan een persoon die je vertrouwt, is de beste oplossing. Geef duidelijke instructies en laat ze dan hun gang gaan.

Besef ook dat het delegeren van een taak hoeft niet te betekenen dat je nooit meer betrokken bent. Het kan best zo zijn dat je hun werk moet controleren en feedback geven. Maar je bespaart tijd door niet zelf achter elke taak aan te rennen.

3. Wees strikt over je rooster

Om alles te kunnen doen wat ik binnen een week wil bereiken, moet elk van mijn 35 werkuren goed besteed zijn. Als iemand mij vraagt of ik vijf minuten voor ze heb om bij te praten, is het antwoord nee, die tijd heb ik niet. Ik begin nooit een dag zonder dat ik weet waaraan ik precies ga werken.

De beste tool om je week te plannen om voor maximale productiviteit te zorgen, is gewoon je kalenderapp. Mijn Google-kalender dient ook als to-do-lijst, en dat helpt om mijn werkdag te begrenzen en tijd te reserveren voor specifieke taken.

Ik zet ook specifieke alerts en herinneringen aan om de druk te blijven voelen en mezelf te motiveren. Dat is iets wat heel belangrijk is voor ondernemers die niet aan deadlines van klanten of opdrachtgevers hoeven te voldoen.

4. Let op je natuurlijke productiviteitsflow

Wij hebben allemaal bepaalde tijden van de dag wanneer we echt goed werken en andere momenten dat er weinig uitkomt. Het zou kunnen dat je je beter kunt concentreren op moeilijke taken vroeg in de ochtend en dat je geen problemen kunt oplossen voordat je hebt geluncht.

Het heeft geen zin er tegen te vechten. Juist het cultiveren van zelfbewustzijn rond deze natuurlijke hoogte- en dieptepunten kan je helpen een werkschema op te stellen dat het beste bij je past. Als je je eigen productiviteitsniveaus bijhoudt en je werklast daarop afstemt, kunt je je tijd optimaal benutten.

5. Beperk je afleidingen

Een afleiding voor mij is een taak die mij niet direct helpt om mijn doelen te bereiken.

Het identificeren van je belangrijkste afleidingen is de eerste stap richting het beperken daarvan. Een lijstje maken helpt, bijvoorbeeld mijn afleidingen zijn het beanwoorden van e-mails, notificaties op sociale media en bijeenkomsten.

Denk eraan hoe je deze afleidingen kunt vermijden. Als het je telefoon is, je kunt het geluid uitzetten en je telefoon achterlaten in een andere kamer tijdens de uren dat je het meest productief bent.

Ik rooster een halfuur in aan het einde van elke werkdag om mijn e-mallijst af te werken en antwoord op alles berichten voor zover noodzakelijk. Voor mij is deze aanpak efficiënter dan als ik continu gedurende de dag afgeleid ben door mijn inbox.

Het vinden van een langetermijnoplossing voor tijdrovende afleidingen die vaak terugkomen, is een simpele stap om potentieel veel werkuren te besparen.

Barnaby Lashbrooke is de oprichter en CEO van Time Etc, en de auteur van of The Hard Work Myth.

LEES OOK: Op bezoek bij het AFAS Clubhuis: het kantoor waar je niet komt om te werken